Wynajem biura – jak skutecznie negocjować warunki umowy?

Wynajem biura wiąże się z kilkoma zobowiązaniami, których każdy przedsiębiorca powinien być świadomy. Dlatego jeszcze przed podpisaniem umowy powinniśmy szczegółowo zapoznać się z jej warunkami, by wiedzieć, jakiej powierzchni, wysokości opłat związanych z użytkowaniem biura, czy wymagań ze strony wynajmującego możemy się spodziewać. Kwestia wcześniejszego zapoznania się z umową najmu, daje nam również możliwość negocjowania warunków tejże umowy. Negocjacje te mogą zakończyć się sukcesem, jeśli skorzystasz z kilku przygotowanych przez nas rad. Zapoznaj się z nimi koniecznie!

Wynajem biura — podstawowa wiedza

Zakup własnej nieruchomości pod biuro wiąże się z ogromnym jednorazowym obciążeniem finansowym. Dlatego coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na wynajem biura, który jest znacznie korzystniejszą opcją, szczególnie jeśli jest możliwość negocjowania warunków umowy najmu

Zanim jednak przejdziemy do negocjowania ogólnych warunków umowy, należy się z jej treścią szczegółowo zapoznać. Dobrze jest wiedzieć, na jaki okres czasu umową będzie obowiązywała, czy koszty najmu biura nie przekroczą naszych możliwości finansowych i przede wszystkim, czy powierzchnia, którą chcemy wynająć, jest wystarczająca. 

Jaki jest termin umowy najmu?

Jeszcze kilka lat wstecz każdy przedsiębiorca, podpisując umowę na wynajem lokalu pod biuro, musiał liczyć się z tym, że czas trwania takiej umowy nie będzie krótszy, niż 5 lat. Obecnie warunki te uległy tendencji uelastycznienia, co oznacza, że niemal każdy przedsiębiorca może wynająć określoną powierzchnię biura na kilka miesięcy. Takie rozwiązanie jest szczególnie korzystne dla szybko rozwijających się firm, gdzie liczba stanowisk rośnie w bardzo szybkim tempie. Za kilka miesięcy może okazać się, że powierzchnia biura jest niewystarczająca i konieczne będzie wynajęcie większej przestrzeni. Tego typu umowy mogą być również regularnie przedłużane. 

Co jest wpisane w koszty wynajmu biura?

Koszty najmu biura to bardzo istotna kwestia, której warto poświęcić dłuższą chwilę. Przy ich omawianiu warto zorientować się, czy opłata zawiera sam czynsz, czy będą naliczane jeszcze dodatkowe opłaty za media, w tym gaz, internet, a także serwis budynku. Co więcej, należy również omówić kwestię przyszłych podwyżek związanych zarówno z czynszem bazowym, jak i opłatami dodatkowymi. 

Możliwości negocjowania cen za wynajem biura

Przy wynajmie dużych, jak i małych powierzchni biurowych zawsze warto podjąć próbę negocjacji cen. W szczególności powinny one dotyczyć kosztów ponoszonych z tytułu wynajmu, bowiem każdy wynajmujący jest na tego typu negocjacje przygotowany. Można starać się o obniżenie kosztów najmu, umówić się na system czynszu rosnącego, czyli w pierwszych (określonych miesiącach) będziemy opłacać czynsz z określonym w warunkach umowy rabatem procentowym. 
Co ważne, podczas negocjowania cen za wynajem lokalu pod biuro warto zwrócić najemcy uwagę, że nie będziemy płacili za udogodnienia, z których nie będziemy korzystali. Mowa tu przede wszystkim o kosztach związanych z samodzielnym wykończeniem biura, tj. odświeżeniem ścian, umeblowaniem, czy użytkowaniem własnych mediów. W takim przypadku cena za wynajem biura powinna być zdecydowanie niższa, niż u konkurencyjnych firm oferujących w pełni wyposażone biura na wysokim poziomie.