Przygotowanie sali konferencyjnej – o czym należy pamiętać?

Sala konferencyjna jest miejscem, w którym organizuje się różnorakie spotkania pracownicze, szkolenia, konferencje, sympozja, itp. To w niej odbywają się wszelkie spotkania biznesowe, od których zależy przyszłość firmy, dlatego warto zadbać o jej odpowiednie przygotowanie. Jedynie należycie zaaranżowana przestrzeń, odpowiednio dobrane dodatki i troska o najmniejszy szczegół sprawią, że Twoi goście będą czuć się komfortowo i na długo zapamiętają doznania jakich doświadczyli w trakcie spotkania.

W niniejszym artykule specjalnie dla Ciebie przygotowaliśmy kilka wskazówek, na które warto zwrócić uwagę przygotowując salę konferencyjną. W pięciu punktach wyszczególniliśmy aspekty, o których nie może zapomnieć żaden przedsiębiorca, któremu zależy na oczarowaniu gości profesjonalizmem. Mamy nadzieję, że lektura tekstu będzie dla Ciebie wsparciem w trakcie organizacji spotkań w sali konferencyjnej.

Zadbaj o dobre pierwsze wrażenie

Pierwsze wrażenie ma istotny wpływ na budowę opinii gości na temat spotkania. Organizując event biznesowy nie należy więc wynajmować sali konferencyjnej, w której z sufitu sypie się tynk, a tapety na ścianach lata świetności mają już za sobą. Znacznie lepiej wypożyczyć świeżo odrestaurowaną salę konferencyjną o nowoczesnym, schludnym wyglądzie w jasnej, stonowanej kolorystyce. Należy przy tym zwrócić uwagę na każdy, nawet najmniejszy detal. Sala konferencyjna musi prezentować się estetycznie, dlatego wszelki kicz, taki jak sztuczne rośliny, krzykliwe kolory i plamy na stole nie wchodzi w rachubę. Jeśli jednak chcesz wprowadzić do wnętrza nieco ciepła i pozytywnej energii postaw na zielone rośliny doniczkowe w schludnych, ceramicznych donicach.

Upewnij się czy wielkość sali konferencyjnej jest odpowiednia

Organizując spotkanie biznesowe nie warto decydować się na wynajem pierwszej lepszej sali konferencyjnej. Dużo lepiej zrobić porządny research rynku i wynająć odpowiednio duży lokal, w którym nikt nie będzie czuł się przytłoczony. Warto przy tym pamiętać, że w trakcie wielogodzinnych spotkań atmosfera w sali się zmienia, temperatura wzrasta, a ilość tlenu się zmniejsza. Przed wypożyczeniem sali trzeba więc skontrolować czy jest ona wyposażona w sprawny system klimatyzacyjny, wentyalcyjny lub choćby możliwość otwarcia okien.

Poza wielkością sali konferencyjnej należy zwrócić także uwagę na to, czy liczba miejsc siedzących jest odpowiednia oraz czy krzesła są wystarczająco wygodne. Wszak sala szkoleniowa to miejsce, w którym spędza się na ogół kilka godzin. Oszczędzanie na krzesłach ergonomicznych jest więc zdecydowanie niewskazane.

Skontroluj sprzęt elektroniczny

Przed rozpoczęciem spotkania biznesowego upewnij się, że sprzęt elektroniczny funkcjonuje prawidłowo oraz nie ma problemów z nagłośnieniem, oświetleniem i dostępem do Internetu. Współczesne konferencje nie odbywają się bez najnowszych dokonań techniki, takich jak projektory multimedialne, systemy nagłośnienia, tablice interaktywne czy wskaźniki laserowe. Sytuacja, w której elementy te nie działają prawidłowo wyglądałaby dość nieciekawie oraz mogłaby zniechęcić uczestników spotkania do współpracy z Twoją firmą i podważyć jej autorytet.

Upewnij się także, że wszystkie osoby przemawiające w trakcie spotkania potrafią obsługiwać sprzęt elektroniczny.

Zadbaj o porządek i… zapach!

Aspektami, na które trzeba zwrócić szczególną uwagę organizując spotkanie biznesowe są porządek i ład przestrzenny. Należy unikać sytuacji, w których w kącie sali konferencyjnej stoi niedziałający sprzęt elektroniczny, na parapetach leży gruba warstwa kurzu, a obrus, którym przykryto stół ma plamy. Co więcej, warto skontrolować, czy zapach powietrza w sali szkoleniowej jest świeży i przyjemny. Przebywając kilka godzin w tym samym pomieszczeniu zapomina się o tym drobnym detalu, a to duży błąd. Goście wchodząc z zewnątrz od razu wyczują zaduch, co nie wpłynie korzystanie na ich pierwsze wrażenie. Zrezygnuj jednak z aerozoli lub kadzidełek. Dużo lepiej porządnie wywietrzyć pomieszczenie, by panujący w nim zapach był neutralny i świeży.

Sala konferencyjna Poznań

Jeśli poszukujesz sal szkoleniowych w Poznaniu koniecznie zwróć uwagę na Biurowiec Bystra na Starołęce. Oddając sprawy organizacyjne w nasze ręce możesz być pewien, że Twoi goście będą usatysfakcjonowani z wizyty, a Ty pozbędziesz się części obowiązków bez obaw o brak kompetencji lub doświadczenia. Serdecznie zapraszamy do kontaktu!

Sprawdź sale konferencyjne do wynajęcia w biurowcu Bystra – Poznań Starołęka na https://www.biurowiecbystra.pl/