Mała sala konferencyjna – kameralna przestrzeń robocza

Dla współczesnych firm posiadanie odpowiedniej sali konferencyjnej jest sprawa priorytetową. Jest to jedno ze strategicznych pomieszczeń w siedzibie firmy. Z tego też powodu wielu szefów i prezesów w sposób szczególny dba o to, aby ich biura posiadały chociaż niewielką salę konferencyjną. To w tym pomieszczeniu dochodzi do kluczowych dla funkcjonowania firmy spotkań zarządu czy rozmów z partnerami biznesowymi.

Funkcjonalność małej sali konferencyjnej

Mimo, iż małe sale konferencyjne gabarytowo zwykle znacznie odbiegają od tych dużych, przeznaczonych na szkolenia czy sympozja dla licznej grupy słuchaczy, to miejsce, gdzie zwykle dochodzi do tak zwanej burzy mózgów, musi posiadać warunki sprzyjające wymianie myśli. Niezbędnym jest zadbanie o każdy szczegół, który by z jednej strony nie rozpraszał, a z drugiej stwarzał przytulną atmosferę, sprzyjającą konstruktywnej pracy intelektualnej. I tu warto postawić na pewien umiar i prostotę aranżacyjną pomieszczenia. W żadnym wypadku nie powinno się dopuścić do kontrastowych połączeń, które będą dekoncentrować i rozpraszać. Warto sięgnąć po potwierdzone badaniami naukowymi barwy sprzyjającej lepszemu komfortowi i efektywniejszej pracy. Należy pamiętać, że ciepłe barwy pobudzają do działania, a ciepły odcień zieleni działa uspokajająco i relaksująco, dlatego w takiej kolorystyce warto utrzymać ściany.

Wystrój i dodatki

Przy aranżacji pomieszczenia przeznaczonego na małą salę konferencyjną należy zwrócić uwagę na ilość dodatków i ich kolorystykę. Jeśli będzie ich zbyt wiele, zamiast pożądanego miłego i przyjaznego nastroju, będą rozpraszać i dekoncentrować. Jeśli decydujemy się na obrazy, kwiaty, lustra i t.d., to ich ilość powinna być niewielka, gdyż będą skutecznie odwracać uwagę od obowiązków. Nie warto jednak pozbawiać ich całkowicie. Może się okazać, że ascetyczny wystrój będzie wywoływał pewien dyskomfort, a przestrzeń stanie się mało przytulna. Choć małe sale konferencyjne z racji swych rozmiarów mają tę przewagę nad dużymi, że łatwiej tam stworzyć kameralną i przyjazną atmosferę.

Umeblowanie

Meble przeznaczone do sali konferencyjnej powinny być przede wszystkim solidne, tak, aby brak stabilności nie dekoncentrował użytkowników. Dla każdej sali tego typu centralnym punktem jest oczywiście stół konferencyjny. Do wyboru mamy wiele rozwiązań. Najpopularniejszymi są stoły okrągłe lub prostokątne. Okrągły stół uważa się za symbol partnerskiego traktowania wszystkich uczestników zebrania. Jeśli więc w firmie panują model turkusowego zarządzania i taki styl rozmów preferowany jest podczas negocjacji, okrągły stół będzie dobrym wyborem.

Stół prostokątny natomiast w łatwy sposób pozwoli określić panującą w sali hierarchię podczas spotkań. Poza stołem konferencyjnym w sali powinny znajdować się oczywiście wygodne krzesła, które powinny być przede wszystkim wygodne. Należy jednak pamiętać, zwłaszcza w małych salach konferencyjnych, że mamy do dyspozycji ograniczoną przestrzeń i dlatego krzesła nie mogą mieć zbyt szerokiego rozkładu nóg, ograniczający tym samym przejście.

Oświetlenie i zaciemnienie sali konferencyjnej

W każdej sali konferencyjnej i to bez względu na jej wielkość, bardzo ważne znaczenie ma oświetlenie, które źle dobrane (zbyt jaskrawe) może przeszkadzać. Nie bez znaczenia jest również fakt, iż w takich salach często demonstrowane są projekcje multimedialne i wtedy pożądanym jest odpowiednie zaciemnienie pomieszczenia. W takich sytuacjach doskonale sprawdzą się wysokiej jakości rolety, które dodatkowo w porze letniej będą skutecznie ochraniać przed słońcem. Oczywiście nie wolno zapominać, że w sytuacjach niedoboru światła zewnętrznego szczególnie w porze jesienno-zimowej i innych sytuacjach trzeba zadbać o dodatkowe oświetlenie sztuczne. Aby zapewnić możliwie wysoki komfort, sztuczne światło powinno być barwą zbliżone do naturalnego.

Dodatkowe wyposażenie

Nie sposób wyobrazić sobie współczesną salę konferencyjną bez odpowiedniego wyposażenia. Rzutnik, projektor czy odpowiednie nagłośnienie, a także klimatyzacja zapewniająca komfort pracy.

Oczywiście mała sala konferencyjna ma inne potrzeby niż te duże. Głośniki powinny być dobrej jakości, ale niekoniecznie o dużej mocy. Podobnie ma się rzecz, gdy chodzi o ekran projektora. Zbyt duży może bardziej przeszkadzać niż pomagać. 

Natomiast bezwzględnie trzeba pamiętać o wystarczającej ilości gniazdek tak, aby każdy uczestnik konferencji mógł bez trudu podłączyć swój laptop lub inne narzędzie. W tym celu niezbędna jest odpowiednia infrastruktura kablowa, o którą warto zadbać jeszcze na etapie projektowania i aranżacji sali konferencyjnej.